南宁理工学院合同管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 目的依据
为规范南宁理工学院（以下简称“学校”）合同管理，严格合同责任，防范法律风险，维护学校的合法权益，推进依法治校，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规的规定，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 合同定义
本办法所称合同，是指学校作为一方当事人或者授权相关部门（单位）、个人，与其他自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。
第三条 适用范围
本办法适用于学校作为一方当事人或者获得授权的相关部门（单位）、个人，与其他自然人、法人或其他组织订立的合同。
严禁学校各部门（单位）擅自对外签订任何合同。
第四条 基本原则
学校签订合同，必须遵守国家法律、法规和规章，符合政策要求和学校的相关规定，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，任何部门（单位）和个人不得利用合同损害学校利益。
第五条 合同管理定义
本办法所称合同管理，指学校依据国家法律法规和学校的章程规定，对合同起草、审查、订立、履行监督、归档、责任追究等一系列行为进行规范管理。
第二章 合同的分类与管理
第六条 合同分类
依据合同性质与内容，分为重大合同和一般合同，学校按照不同流程对合同进行分级审批管理。学校的重大合同主要包括对外投资、融资（贷款）合同，联合办学合同，涉外合同，以学校资产联合经营的合同，对外抵押担保、债权债务的清偿合同，涉及学校校名、标识及名誉等无形资产使用的合同，重大的基建、采购合同，以及学校认为其他应按重大合同管理的合同。
重大合同以外的合同为一般合同。
第七条 合同责任审查部门
学校主要根据业务类型对合同进行分类管理，按照业务具体内容、经费类别等确定责任审查部门（单位）并进行相应管理。学校授权以下部门（单位）负责管理其职能范围内的业务性合同：
（一）人事处负责学校人事或劳动等相关合同的管理。
（二）教学科研管理处负责全日制本科学历教育、教材出版、科研等相关合同的管理。
（三）二级学院单位负责学院产学研合作、知识产权、学术著作出版等相关合同的管理。
（四）质量管理与评估中心负责学校中长期发展规划（学科建设）等相关合同的管理。
（五）财务处负责投融资、债权债务等相关合同的管理。
（六）招标采购办公室负责资产与服务采购、仪器设备维修与维护、公共用房租赁等相关合同的管理。
（七）基建办公室负责校园基本建设工程类相关合同的管理。
（八）后勤保卫处负责学校后勤保障类相关合同的管理。
（九）国际交流处（国际教育学院）负责本硕直通、雅思培养、研学及访学等相关合同的管理。
（十）继续教育学院负责高等学历继续教育 、自学考试、成人学历及非学历教育、各类相关培训、成人教育合作办学、场地租赁、社会考试等相关合同的管理。
（十一）党政办公室负责以上未涉合同的管理。
（十二）若部门（单位）变动（成立、合并、分立或变更等）则根据新职能按合同业务类型划归相应部门（单位）管理。
（十三）合同内容涉及两个或两个以上部门（单位）的，根据合同性质或主要条款确定责任审查部门（单位）；不能确定的，由所涉部门（单位）协商解决；经协商不能解决，由学校确定责任审查部门（单位）。
各责任审查部门（单位）主要负责人为合同管理、审查主要责任人，并确定专人为合同管理人员。
第八条 合同归口管理部门
党政办公室负责统一指导学校合同管理事务，主要职责包括：
（一）拟定、修改学校合同管理的基本规章制度；
（二）对重大合同文本进行法律审查；
（三）制作、发放、备存授权委托书；
（四）对各二级部门（单位）合同管理事务提供法律咨询服务；
（五）对合同纠纷的处理进行法律指导；
（六）代表学校处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件。
第九条 合同管理制度
学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则，实行统一指导、分级审批、归口管理、合法性审查及全过程监督的工作机制。
学校各部门（单位）及个人，应熟悉职责范围内与合同相关的法律法规，在合同履行管理的各个环节，严格履行职责，维护学校的权益。
第十条 合同专用章
学校刻制“南宁理工学院合同专用章”。合同专用章由党政办公室负责管理，并由专人负责妥善保管和使用。
第十一条 合同专用章的使用
签订合同原则上使用合同专用章，如需签约双方对等，也可使用学校公章，学校其他印章一律不得替代使用。合同需要加盖合同专用章或学校公章的，承办部门（单位）应提交经过审批的合同文本及合同审签流程单（附件1），至党政办公室盖章。
第十二条 合同的备案、归档
合同档案应包括合同文本以及合同订立直至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料（包括合同有关的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、传真、电话记录、电报、索赔报告、合同台帐等）。合同档案应在合同履行完毕15个工作日内按照时间先后顺序编号，由承办部门（单位）整理后及时将合同送责任审查部门（单位）备案（合同由责任审查部门直接承办的，该合同的承办部门即是责任审查部门）。
合同责任审查部门（单位）应按年度将合同办理情况制作一般合同汇总表（附件2），重大合同汇总表（附件3）及重大合同原本于次年3月1日前统一移交党政办公室存档。
第三章 合同的审核与订立
第十三条 合同审查小组
学校成立合同审查小组，成员由分管办公室工作的校领导，党政办公室、纪检监察室、财务处、招标采购办公室以及合同责任审查部门（单位）负责人和学校法律顾问组成。合同审查小组履行以下职责：
（一）对指定的重大合同及有争议的合同进行会审。
（二）校内业务类标准合同范本的审定。
（三）定期对学校各部门（单位）所订立的合同及其管理情况进行检查。
第十四条 缔约资格审查
合同承办部门（单位）负责审查合同相对方的主体资格及资信状况，具体包括：
（一）合同对方当事人的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营许可证书和资产负债表等。
（二）合同对方的履约能力和资信情况（银行资信证明），必要时要求合同对方提供主要的财务报表、相应担保以及从事相关业务的业绩证明材料。
（三）合同对方签约代表的合法身份，如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书。
第十五条 合同的审查
合同责任审查部门（单位）对拟签合同的真实性、合法性、可行性负责，在合同签订之前必须对下列事项进行严格审核：
（一）组成相关专家小组，对合同项目的可行性进行论证，对合同条款进行把关。重大项目的合同条款需组织有关专家和法律顾问进行论证。
（二）责任审查部门（单位）应从维护学校权益出发，对合同相对方的资质和履约能力进行审查，对合作事项的可行性和合法性进行必要考察及验证。
（三）审查合同基本条款的完备情况，包括合同对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等。
（四）审查合同的内容是否与招投标或谈判内容一致，是否最大限度地维护学校合法权益。
第十六条 合同形式
订立合同应当采用书面形式，且文本应打印或印刷制作，但即时结清的除外。
第十七条 合同的示范文本
合同有示范文本的，包括国家规定的标准合同文本、学校制定的示范文件，应使用示范文本。合同文本由合同相对方提供的，合同承办部门（单位）和承办人应认真审阅合同内容，对合同进行必要的补充、修改，切实维护学校权益。
第十八条 合同签署语言
合同签署文本一般应当提供中文文本，且文字表述应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。
若涉外合同采用外文文本的，承办部门（单位）应当保证外文文本与中文文本的合同内容一致、表述准确，且中文文本具有不低于其它语言文本的效力；合同责任审查部门（单位）应做好文本审核。
因翻译不准确、内容不一致导致学校合法权益受损或者发生纠纷的，由承办部门（单位）以及责任审查部门（单位）承担相应的责任。
第十九条 合同订立一般流程
一般合同由承办部门（单位）将合同文本送责任审查部门（单位）审签，合同责任审查部门（单位）视情况送相关部门会签后提交校长办公室，由校长办公室确认后盖章。
重大合同除按一般合同相应程序审签外，还需由责任审查部门（单位）在签署上报意见前将合同文本送校长办公室初审，并由校长办公室送学校法律顾问审查，审查时须提供下列材料：
（一）合同文本（纸质和电子版，涉外合同须提供中文文本）。
（二）法律顾问要求提供的其他材料。
学校或法律顾问对报审合同有修改意见和建议的，责任审查部门（单位）务必按要求进行修改，已通过审批的合同文本在签订前有异动的，应重新报审。校长办公室视重大合同实际情况确定是否送呈学校领导审批。
第二十条 合同订立前的特殊程序
根据国家法律法规和学校的相关规定，合同订立前须经过如招投标等其它程序的，应先履行相应程序。
第二十一条 合同文本的特殊规定
有特殊规定的合同文本须报经有关上级主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。
第二十二条 法律顾问
学校聘请法律顾问负责审核合同条款是否符合国家法律、法规，是否符合学校相关制度、规定，并为合同审批提供咨询意见。
第二十三条 合同的签署
学校订立合同应当由校长或其书面授权的代理人签字（书面授权书由校长办公室统一出具，但被授权人不能再次授权），并加盖学校合同专用章或学校印章。
订立涉外合同时，可以由校长或其书面授权的代理人签字。
第四章 合同的履行与监督
第二十四条 合同的监督
合同一经签订，承办部门（单位）应对合同履行情况进行动态监督，加强对合同履行过程中各个环节的跟踪管理，保质、保量、按期完成合同的约定事项。责任审查部门（单位）应跟踪合同的履行情况，监督承办部门（单位）和对方当事人履行合同义务。相关部门应给予配合，确保合同得到全面履行。
第二十五条 突发情况的处理
合同履行过程中，发现有显失公平、条款有误、对方没有履约能力或有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学校利益受损，合同承办部门（单位）应当立即采取相应措施，及时报告责任审查部门（单位），由责任审查部门（单位）向学校汇报。合同承办部门（单位）按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除、撤销事宜，以将损失降至最低。
第二十六条 合同的补充、变更或解除
合同在履行过程中确需补充、变更或解除的，应由双方协商一致后，签订补充、变更或解除合同的书面协议。补充、变更或解除合同，应说明补充、变更或解除的理由，条款及事项，履行期限，与原合同的关系等，并按前述流程审核、审批后签订。
第二十七条 合同履行评估
合同承办部门（单位）和责任审查部门（单位）应当于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估，对分析评估中发现的问题与不足，应当及时加以改进。
第五章 合同纠纷解决及责任
第二十八条 合同履行过程中发生纠纷，实施单位（个人）应及时处理，不得拖延、瞒报。处理时应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，实施单位（个人）应当及时向责任审查部门（单位）汇报，由责任审查部门（单位）向分管校领导汇报，应当根据合同的约定或法律规定选择仲裁或诉讼方式解决。
第二十九条 部门（单位）或个人订立、履行合同时，因失职或渎职给学校造成损失的，学校将视情节轻重追究当事人的法律责任。主要包括下列情形：
（一）未经授权，越权或滥用委托代理权或未按本办法审批擅自对外签订合同的；
（二）与合同对方当事人串通，损害学校利益的；
（三）利用合同谋取私利或从事其他违法行为的；
（四）未及时处理合同纠纷或擅自放弃权利，导致学校利益受损的；
（五）有其他违反国家法律、法规和学校规章、纪律的行为，在合同订立、履行过程中损害学校利益的。
第六章 附 则
第三十条 学校相关部门（单位）和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经学校批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。
第三十一条 合同责任审查部门（单位）可根据本办法并结合本部门（单位）业务的具体特点制定合同管理实施细则，报校长办公室备案。
第三十二条 工会及校办企业等学校举办或设立的具有独立法人资格的单位（部门）参照本办法管理合同事务。
第三十三条 本办法由校长办公室负责解释。
第三十四条 本办法自2019年6月1日起试行。
附件 :1.南宁理工学院合同审签流程单
